8 langkah untuk membuat faktur untuk klien

Menurut laporan dari Credit Research Foundation ZohoSekitar 61% keterlambatan pembayaran disebabkan masalah administrasi seperti salah billing. Oleh karena itu, invoice atau tagihan harus jelas untuk menghindari kesalahan tersebut.

Informasi faktur yang akurat mencerminkan bahwa bisnis yang Anda jalankan penuh dengan profesionalisme dan fungsionalitas seperti ekuitas merek, dan membantu mempertahankan lebih banyak pelanggan.

Sebaliknya, invoice yang tidak akurat cenderung membingungkan pelanggan, mengurangi minat mereka untuk berbisnis dengan Anda dan menyebabkan keterlambatan pembayaran yang dapat mempengaruhi arus kas perusahaan Anda.

Lantas, bagaimana cara terbaik untuk membuat invoice atau faktur untuk klien? Berikut adalah 8 langkah menyiapkan invoice atau tagihan/faktur agar Anda terhindar dari keterlambatan pembayaran.

Baca juga: Formulir dan penjelasan faktur pembayaran

Cara kerja penagihan

Agar invoice bisnis Anda terlihat jelas dan akurat, berikut adalah beberapa komponen penting yang harus Anda sertakan dalam invoice atau faktur Anda, antara lain:

Faktur atau faktur harus disesuaikan dengan merek Anda, dan ini membantu meningkatkan kesadaran pelanggan. Warna, font, logo, dan komponen branding lainnya membuat invoice terlihat lebih profesional dan mencerminkan nilai yang ingin ditampilkan bisnis Anda kepada pelanggan.

Kemudian, pastikan juga desain billing Anda sesuai dengan elemen dan warna website, media sosial, dan halaman konten lainnya, karena hal ini sangat penting untuk menjaga konsistensi dan akan mudah dikenali oleh semua pelanggan.

• Menambahkan kepala profesional

Mulai faktur Anda dengan tajuk profesional yang menyertakan nama bisnis, logo bisnis (jika ada), alamat, dan informasi kontak Anda. Selanjutnya, tambahkan juga nama bisnis pelanggan, nama kontak, dan informasi kontak.

Contoh Faktur atau Header Faktur (Gambar oleh Quickbooks)

• 
  

  Sertakan informasi penagihan

Beri label dokumen dengan kata “faktur” sehingga pelanggan dapat dengan mudah mengidentifikasinya. Sertakan nomor ID faktur unik untuk melacak transaksi Anda. ID faktur biasanya alfanumerik dan mencakup informasi pribadi seperti nama proyek atau tanggal faktur dikeluarkan.

Cantumkan tanggal pengiriman barang/jasa (tanggal stok) dan tanggal faktur diterbitkan, untuk menjadwalkan dan melacak pembayaran.

Baca juga: Templat surat faktur untuk pembayaran 2x lebih cepat

• Berikan deskripsi barang/jasa yang dikirim

Faktur harus mencantumkan semua barang yang dijual atau layanan yang diberikan. Sertakan setiap barang yang terjual, kuantitasnya, harga satuan, dan subtotalnya. Untuk layanan, sertakan waktu yang dihabiskan untuk setiap item dan berikan detail layanan tertentu.

• Sertakan rincian pajak dan total uang yang terutang

Ketentuan pembayaran menentukan kapan dan bagaimana perusahaan mengharapkan pelanggan membayar. Ini harus mencakup:

• Tanggal faktur diterbitkan
• Tanggal pembayaran yang diharapkan
• Metode pembayaran yang diterima oleh perusahaan (kartu kredit, cek, PayPal, dll.)
• Denda keterlambatan pembayaran
• Mata uang yang diterima oleh perusahaan
• Ketentuan pembayaran lainnya, termasuk diskon pembayaran awal

7. Sertakan syarat pembayaran

Cantumkan detail pajak yang berlaku untuk penjualan, yang bervariasi menurut peraturan negara bagian, tarif pajak lokal, jenis bisnis, dan faktor lainnya. Biasanya, ketika faktur berisi beberapa item baris, kewajiban pajak total dihitung untuk jumlah akhir faktur dan ditampilkan di bagian bawah.

8. Tambahkan catatan penjelasan dengan syarat dan ketentuan

Meskipun RUU itu cukup jelas, ada potensi kebingungan. Misalnya, pelanggan mungkin tidak mengetahui bahwa Anda menetapkan harga diskon untuk salah satu produk Anda. Untuk mencegah hal ini, Anda dapat menambahkan catatan kaki penjelasan tentang diskon agar pelanggan memahami bahwa faktur mendatang mungkin menampilkan harga yang lebih tinggi untuk produk yang sama.

Baca Juga : Contoh Surat Tagihan Faktur Untuk Pelanggan

Contoh faktur

Contoh Faktur (Sumber: Paper.id)

Gambar di atas adalah contoh invoice atau waybill yang sudah berisi komponen-komponen yang ditampilkan tadi. NahApakah Anda ingin lebih mudah membayar tagihan kepada pelanggan?

keAnda bisa menggunakan platform Paper.id secara gratis untuk membantu membuat invoice menjadi lebih praktis. Jadi, Anda tidak perlu khawatir lagi, karena templatenya sudah tersedia. tertarik? yukDan Klik tautan ini.

(dikunjungi 28.474 kali, 1 kunjungan hari ini)